Клиент работает в сегменте интернет-продаж с предоплатой, где расчёты проходят через интернет-эквайринг. Для таких компаний важны точность документов, своевременное закрытие заказов и корректное формирование чеков. Любая ошибка в закрывающих документах влияет на учёт, отчётность и прозрачность отношений с покупателем.
Рынок особенно нуждается в автоматизации, потому что:
- объём заказов растёт, а закрывающие документы требуют повышенного внимания
- ручные операции занимают много времени и приводят к задержкам
- ошибки в итоговых документах создают риски для бухгалтерии и операционного блока
Компания принимает предоплату через интернет-эквайринг Т-Банк, а дальнейшее движение заказа полностью ведёт в «МойСклад». Закрывающий чек раньше формировался вручную после исполнения обязательств, что сильно замедляло процесс при высокой загрузке. При этом каждое закрытие заказа сопровождается сразу несколькими связанными операциями: оформлением чека, проведением отгрузки и изменением статуса заказа.
Проблема заказчика
До автоматизации закрывающий чек приходилось создавать вручную после выполнения заказа. Это приводило к нескольким проблемам:
- закрывающие документы формировались с задержкой
- менеджеры тратили значительное время на ручное оформление
- при большом объёме заказов накапливались необработанные документы
- статус заказа не всегда своевременно менялся на «Закрыт»
Требовалось решение, которое исключило бы человеческий фактор и обеспечило точное выполнение условий закрытия.
Предложенная автоматизация
Мы предложили автоматизировать формирование закрывающего чека с помощью сценария в Nodul, который срабатывает при изменении заказа и последовательно проверяет необходимые условия.
Основные элементы решения:
- отслеживание изменения заказа покупателя
- проверка статуса «Выдан» или «Отправлен»
- сверка сумм заказа, входящего платежа и черновика отгрузки
- автоматическое создание закрывающего чека
- проведение документа отгрузки
- автоматическое изменение статуса заказа на «Закрыт»
Подход позволил убрать ручные действия, обеспечить точность данных и сократить время закрытия заказов.
Решение проблемы
Автоматизация внедрена через последовательный сценарий, который работает по следующей логике.
- Отслеживание изменений заказа. При изменении статуса заказ отправляет триггер в Nodul, который запускает проверку условий.
- Проверка соответствия критериям. Сценарий проверяет, что заказ в статусе «Выдан» или «Отправлен» и что суммы заказа, входящего платежа и черновика отгрузки совпадают.
- Создание и проведение закрывающего документа. Если все условия соблюдены, система автоматически создаёт закрывающий чек и проводит документ отгрузки.
- Изменение статуса заказа. Заказ переводится в статус «Закрыт», и процесс считается завершённым.
Вывод
Автоматизация позволила полностью исключить ручное создание закрывающих чеков и ускорила работу менеджеров. Процесс стал быстрым, прозрачным и соответствующим требованиям бизнеса.
Ключевые результаты:
- закрывающие чеки формируются своевременно, без задержек
- нагрузка на сотрудников существенно снижена
- выполнение бизнес-процессов стало предсказуемым и единообразным
- исключён человеческий фактор при закрытии заказов
Проверка условий, создание чека, проведение отгрузки и смена статуса работают в одном сценарии Nodul, который сам запускается при изменении заказа в «МойСклад».
Автор кейса - Игорь Омелянчук (агентство CTRL+F5, представитель «МойСклад»), партнёр Nodul.ru