Компания работает в сегменте интернет-торговли: заказы оформляются через сайт и автоматически передаются в «МойСклад». Для такого бизнеса скорость обработки заказа критична - клиент ожидает сразу получить счёт или ссылку на оплату, а любая задержка снижает вероятность завершения покупки.
Рынок онлайн-ритейла особенно нуждается в автоматизации, потому что:
- объём заказов растёт быстрее, чем штат менеджеров
- ручное выставление счетов приводит к ошибкам и пропущенным деталям
- B2B-клиентов важно обслуживать без задержек, иначе растёт риск отказа от сделки
Клиент принимает заказы через сайт, а все последующие процессы - создание заказов, управление складом, документооборот - ведёт в «МойСклад». На сайте два способа оплаты: картой онлайн и по счёту для юридических лиц.
Особенности бизнеса:
- ориентация на B2B-клиентов, которым нужен официальный счёт
- единый процесс учёта всех заказов в «МойСклад»
- значительная доля заказов требует выставления счёта, а раньше это делалось только вручную
Проблема заказчика
Стандартная интеграция сайта с «МойСклад» не позволяла автоматически формировать счёт при выборе оплаты «по счёту».
Основные затруднения:
- менеджеру приходилось вручную искать или создавать контрагента
- все реквизиты юридического лица переносились вручную - с высоким риском ошибок
- счёт приходилось формировать и сохранять печатную форму вручную
- отправка счёта клиенту по электронной почте тоже выполнялась вручную
Любая загрузка менеджеров приводила к задержкам: счёт мог уйти клиенту спустя несколько часов после оформления заказа, что замедляло сделку и портило впечатление.
Предложенная автоматизация
Мы предложили построить сценарий, который срабатывает в момент поступления заказа с сайта и полностью заменяет ручную работу менеджера.
Основные элементы решения:
- вебхук от сайта запускает сценарий в Nodul
- система проверяет наличие контрагента и при необходимости создаёт нового
- на основе данных вебхука формируется заказ покупателя
- автоматически создаётся счёт на оплату
- печатная форма счёта отправляется клиенту с корпоративной почты
Такая архитектура исключает участие менеджера, снижает вероятность ошибок и обеспечивает мгновенную отправку счёта.
Решение проблемы
Процесс выстроен пошагово, чтобы каждое действие выполнялось автоматически и в правильной последовательности.
- Запуск по вебхуку. Сценарий получает данные заказа: способ оплаты, реквизиты клиента и список товаров.
- Проверка контрагента в «МойСклад». Если клиент уже есть, используется существующая запись; если нет - создаётся новая на основе реквизитов из вебхука.
- Создание заказа покупателя. Формируется полноценный заказ с позициями и суммами.
- Формирование счёта. На основе заказа сценарий создаёт документ «Счёт покупателю», готовый к печати.
- Отправка счёта клиенту. Система генерирует PDF и отправляет его с корпоративной почты без участия менеджера.
Вывод
Автоматизация полностью исключила ручное формирование счетов и ускорила обработку заказов для юридических лиц. Теперь счёт отправляется клиенту сразу после оформления заказа, без ошибок и задержек.
Ключевые улучшения:
- счета формируются и отправляются автоматически
- менеджеры освобождены от повторяющихся операций
- заказ по счёту обрабатывается за несколько секунд
- устранён риск ошибок в реквизитах и документах
- клиенты получают документы мгновенно, что повышает вероятность завершения сделки
Вся цепочка - от вебхука сайта до письма с PDF-счётом - работает в одном сценарии Nodul, который связал сайт, «МойСклад» и корпоративную почту.
Автор кейса - Игорь Омелянчук, партнёр Nodul.ru